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Para las pequeñas empresas, un flujo de caja poco fiable puede ser catastrófico. Todos los años, muchas empresas deben cerrar debido a la falta de flujo de caja. Incluso un problema de flujo de caja fondos a corto plazo puede dificultar el pago de la nómina, el alquiler o la compra de suministros.

Hay muchas razones que generan los problemas de flujo de caja. Una caída en las ventas, la estacionalidad, gastos inesperados y clientes que se retrasan en los pagos. Los retrasos en los pagos, en particular, afectan a muchas pequeñas empresas, lo que hace difícil mantener las luces encendidas, por no hablar de crecer.

Para ayudarle a no convertirse en otra estadística, aquí tiene seis consejos y las mejores prácticas para la gestión del flujo de fondos que le ayudarán a hacer crecer su negocio.

1. Tener una visión de 360 grados de sus movimientos de efectivo

Una de las primeras cosas que hay que hacer es tener un panorama general de su situación de fondos. Para lograrlo, necesitará un estado de flujo de caja y una previsión de flujo de caja.

El estado de flujo de caja, como el estado de cuenta del banco, le da una visión de su situación de caja en un momento dado y suele prepararse al final de cada mes. Es una instantánea del efectivo que ha entrado en su empresa (beneficios, financiamiento, etc.) y que ha salido (facturas, nóminas, costes de inventario, deudas, etc.).

La previsión de flujo de caja, por otra parte, apunta hacia el próximo mes, trimestre o incluso año. Es una herramienta inestimable para ayudarle a predecir cualquier problema antes de que ocurra y así poder poner en marcha medidas para mitigarlo. Utilice los datos de su estado de flujo de caja, como los patrones de pago de los clientes, así como las proyecciones de ventas, planes de inventario y otros gastos para informar su previsión.

La mayoría de los programas de contabilidad incluyen un estado de flujo de caja e informes de previsión que puede crear basándose en sus datos de contabilidad existentes. Como alternativa, utilice esta plantilla de previsión de flujo de caja de SCORE.

2. Ayude a sus clientes a pagarle más rápido

Las facturas impagas son un factor que afecta mucho el flujo de caja. Los estudios muestran que el costo de las facturas impagas de las pequeñas empresas es de más de 825 mil millones de dólares. Pero puede tomar el control y cerrar la brecha entre la facturación y el pago. Aquí le presentamos algunas ideas:

• Facture con prontitud - No posponga la facturación hasta el final del mes, ya que eso sólo retrasará el tiempo que tarda el dinero en llegar a su cuenta bancaria. En cambio, facture tan pronto como haya completado el trabajo. Si el proyecto es grande o está en curso, organícese para facturar mensualmente o incluso utilice la facturación por etapas para poder facturar en las etapas clave del proyecto y recibir esos pagos más rápidamente.
• Averigüe cómo prefieren pagar sus clientes - Muchas grandes empresas utilizan aplicaciones de depósito directo o de pago como Bill.com. Averigüe qué utiliza su cliente y asegúrese de que está configurado adecuadamente para recibir pagos, lo que minimizará los problemas de retraso en los pagos debidos a dificultades técnicas.
• Analice el diseño de su factura - No estamos hablando de gráficos de fantasía, sino de la claridad, la pulcritud y el contenido de su factura. Incluya datos de contacto importantes, preferencias de pago (con enlaces si es posible), condiciones de pago (según lo acordado en su contrato), fuentes fáciles de leer, etc.
• Utilice una herramienta de facturación - Hay varias herramientas de facturación de presupuesto fácil que pueden ayudarle a recibir el pago más rápido. QuickBooks, FreshBooks, Wave y Hiveage tienen una variedad de herramientas que facilitan la generación de facturas, el seguimiento y la reclamación de los pagos, la emisión de recordatorios automáticos y la integración con sus sistemas de contabilidad.

3. Estar atento a las facturas que están por vencer

Establezca un sistema por el cual tenga visibilidad de qué facturas están pendientes, o mejor aún, cuáles se están acercando a la fecha de vencimiento para poder reclamar el pago lo antes posible. Dependiendo de su base de clientes, una hoja de cálculo de Excel es un buen lugar para empezar, pero las cosas se vuelven mucho más manejables cuando se utiliza un software de contabilidad.

4. Crear una relación con quien le da el cheque

Conocer el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que le da los cheques es una gran ventaja. La mayoría de las relaciones B2B son con personal de ventas, marketing u otro personal no contable. Pero si puede conocer al personal de cuentas a pagar, estará mejor posicionado para obtener respuestas sobre en qué parte del ciclo de procesamiento está el pago y reclamarlo directamente si hay algún retraso.

5. Tener un colchón financiero

Una forma de adelantarse a los problemas de flujo de caja es mantener un colchón financiero, generalmente en forma de ahorros. Esto no siempre es fácil, especialmente si le preocupa no tener suficiente efectivo en primer lugar. La mayoría de los planificadores financieros recomiendan que los individuos y los dueños de negocios tengan de 3 a 6 meses de ahorros para cubrir sus gastos. Esto depende de su nivel de comodidad personal. Trate de comenzar de a poco, aumente sus contribuciones con el tiempo y utilice su previsión de flujo de caja para informar su plan de ahorros. Este artículo de SCORE ofrece más información sobre cuánto efectivo debe mantener en reserva una pequeña empresa. 

Otra fuente de reservas de efectivo es una línea de crédito empresarial. A diferencia de los préstamos tradicionales, una línea de crédito le da más flexibilidad y puede utilizarse para financiar la contratación y la compra o como red de seguridad cuando se enfrenta a retos como hacer la nómina durante una crisis de flujo de caja. Asegúrese de solicitarla durante un período de salud fiscal, luego pida un préstamo cuando necesite el efectivo y devuélvalo cuando no lo necesite.

6. Sea estratégico con su crecimiento

El crecimiento rápido a menudo puede generar  problemas de flujo de caja. Ganar un nuevo contrato puede significar que usted necesite invertir en nuevos empleados, pero los plazos netos de 30, 60 o incluso 90 días pueden resultar en un retraso en el pago y una crisis de efectivo en el día de pago de la nómina.

No rehúya las oportunidades de crecimiento, pero utilice su previsión de flujo de caja para vigilar el tiempo que le llevará pagar la deuda que ha contraído para crecer (recuerde que una línea de crédito también puede ayudar en este momento). Mire a cada cliente como una inversión y pregúntese: ¿estoy obteniendo beneficios y cuánto tiempo tardaré en cobrarlos?